Ten serwis uzywa plików cookies. Istnieje możliwość ich zablokowania. Czytaj więcej lub zaakceptuj.

Firemka OTG dla niecierpliwych

Firemka OTG została właśnie zainstalowana i pierwszy raz uruchomiona. Dobrze znam to uczucie. Niecierpliwisz się aby wystawić swoją pierwszą fakturę. Korzystając z poniższego przewodnika, możesz to zrobić w czasie nie dłuższym niż 5 do 10 minut, co zależy głównie od tego, czy masz w głowie wszystkie potrzebne dane, czy będziesz ich szukać w papierach.
Po uruchomieniu programu
Dane są zgrupowane w 4 kartach, możemy się dowolnie przemieszczać między nimi, dotykając skojarzonych z nimi ikonek. Dotknięcie ikonki karty innej niż bieżąca powoduje przejście do tej karty, natomiast dotknięcie ikonki bieżącej karty otwiera menu z operacjami właściwymi dla tej karty.
Wprowadzenie własnych danych
Przy pierwszym uruchomieniu Firemka sama ustawia się na karcie Klientów. Znajduje się tam kilka przykładowych wpisów, mogących służyć do nauki i eksperymentowania. Nie zawracaj sobie nimi głowy, jeśli ich nie potrzebujesz. W każdej chwili można je zmienić lub usunąć. Kliknij ikonkę Klient, rozwinie się menu. Wybierz opcję Stwórz.
W otwartej formatce, służącej do zdefiniowania nowego klienta, wpisz swoje dane. Zwróć uwagę na poprawność w polach NIP-u, regonu i numeru rachunku bankowego. Numery podczas wprowadzania zabarwią się na czerwono, ale powrócą do naturalnego koloru po wpisaniu ostatniej cyfry. Gdyby tak się nie stało, to znaczy, że w numerze popełniono błąd i trzeba go poprawić.
Jeżeli nie chcesz, nie musisz wypełniać wszystkich pól. Do faktury potrzebne będą co najmniej:
  • Nazwa
  • Adres
  • NIP
  • Numer rachunku dla zapłaty przelewem
Pozostałe dane można uzupełniać później, w miarę potrzeb.
Zakończ wpisywanie danych przyciskiem OK.
Teraz przyciśnij i przytrzymaj ten nowy wpis na liście klientów. Pojawi się menu, w którym wybierz opcję "To są moje dane". W ten sposób Firemka została poinformowana, kogo ma traktować jako Sprzedawcę. Jeśli później zapragniesz to zmienić, znajdziesz opcję zmiany na karcie Biuro.
Wybór kontrahenta
Jeśli eksperymentujesz, możesz użyć któregoś z wpisów przykładowych. Kliknij na wybranym elemencie, aby zaznaczyć go jako bieżący. Zostanie on wyróżniony obwódką. Jeśli natomiast zamierzasz stworzyć prawdziwą fakturę, wprowadź dane rzeczywistego kontrahenta tak samo, jak przed chwilą swoje. Po zakończeniu redagowania element samoczynnie zostanie oznaczony jako bieżący.
Warto wypełnić pola Termin zapłaty i Marża, bo będą one stanowić domyślne wartości przy sprzedaży dla tego klienta.
Utworzenie dokumentu
Dotknij i przytrzymaj wybranego kontrahenta. Z podręcznego menu wybierz opcję Stwórz dokument. Rozpocznie się redagowanie nagłówka dokumentu, wstępnie wypełnionego domyślnymi wartościami. W polu rodzaju dokumentu otwórz listę i wybierz Fakturę VAT. Nazwy dokumentów są ułożone alfabetycznie, więc Faktura będzie pod "F".
W polu numeru program sam wpisze domyślny numer. Jeżeli taki Ci nie odpowiada, zmień go na właściwy. Trzeba tylko pamiętać, że funkcja samoczynnej numeracji operuje na pierwszym ciągu cyfr w danym napisie, więc np. F-1/2015 jest dobrym pomysłem, a F-2015/1 nie za bardzo.
Pole klienta zawiera już wartość zgodną z dokonanym wyborem, ale nic nie stoi na przeszkodzie aby to jeszcze zmienić.
Daty wskazują dzisiejszy dzień, więc zapewne można je pozostawić bez zmian. Termin zapłaty pobiera się domyślnie z danych klienta, a zatem poza wyjątkowymi sytuacjami nie ma potrzeby go zmieniać. Można skorygować metodę zapłaty, o ile domyślna (czyli gotówka dla 0 dni i przelew w przeciwnym wypadku) nie jest odpowiednia.
Resztę można pozostawić bez zmian. Kwoty podsumują się samoczynnie po dopisaniu towarów. Zakończ tworzenie nagłówka faktury przyciskiem OK. Nowo utworzony dokument jest oznaczony jako bieżący, a jego wartość jest zerem, bo nie zawiera jeszcze żadnych pozycji.
Magazyn
Przejdź na zakładkę Towar. Tu znajduje się wszystko, co może stanowić pozycję dokumentu. Inaczej mówiąc, nie można umieścić na fakturze (sprzedać ani kupić) czegoś, czego tu nie ma. Dlatego dodawanie elementów do faktury musisz zacząć od utworzenia ich na tej liście. Jeśli tylko eksperymentujesz, możesz coś wybrać z dostępnych tu przykładów. Dodanie nowego towaru polega tradycyjnie na wywołaniu górnego menu, wybraniu opcji Stwórz i wypełnieniu nieskomplikowanej formatki. Pamiętaj, że dla towarów handlowych obowiązują tutaj ceny zakupu netto. Zauważ, że dodawanie towarów do magazynu nie jest równoznaczne z dodawaniem pozycji do faktury. Do tego potrzebny będzie następny krok.
Dodawanie pozycji do faktury
Kiedy już masz upatrzony towar, przyciśnij go i przytrzymaj aż ukaże się podręczne menu, z którego wybierz opcję Wstaw do dokumentu. Pojawi się okienko z danymi, wstępnie wypełnione na podstawie wskazanego towaru. Uzupełnij/zmień te dane, które tego wymagają. Zauważ, że podpowiadana przez program cena jest powiększona względem magazynowej o marżę przypisaną do klienta.
Cena zakupu gra rolę tylko przy fakturach opodatkowanych metodą marży - w innych przypadkach można ją zignorować (może być dowolna).
Możesz dopisać wiele towarów, ale pamiętaj, że Firemka nie obsługuje faktur wielostronicowych i powyżej 30 pozycji zacznie się na kartce robić ciasno.
Dokumentem, do którego trafią wybrane towary, jest bieżący dokument, czyli ten, który na liście dokumentów otacza wyróżniająca obwódka.
Podgląd faktury
Jeżeli wszystkie dane zostały wpisane prawidłowo, program jest gotowy do wyemitowania faktury. Przejdź na kartę Dokument, dotknij i przytrzymaj swój dokument na liście. Z wywołanego w ten sposób podręcznego menu wybierz opcję Wydrukuj. Jeżeli zostały określone adresy e-mail, to dodatkowo może pojawić się pytanie o metodę wydruku. W takim przypadku wybierz Bezpośrednio. Program zapisze dokument PDF, zawierający obraz faktury, a następnie spróbuje go otworzyć przy pomocy którejś z przeznaczonych do tego aplikacji. Dalszy przebieg zdarzeń będzie zależny od tego, co masz zainstalowane w systemie.
Jeżeli lista aplikacji skojarzonych z typem PDF jest pusta lub z zaproponowanych żadna nie wyświetla faktury poprawnie, zainstaluj bezpłatny MuPDF, który na wszystkich znanych mi urządzeniach pokazuje bezbłędnie dokumenty generowane przez Firemkę.
Bez obawy, jeśli trzeba coś doinstalować, możesz w tym celu spokojnie opuścić program, bo wprowadzone dane nigdzie nie uciekną. Po powrocie do Firemki można ponowić wydruk.
W odróżnieniu od swego uproszczonego braciszka o szafirowych oczach, Firemka OTG nie zachowuje plików z wydrukami w pamięci urządzenia, bo każdy dokument można drukować od nowa dowolnie wiele razy.
Wydruk na papierze
Jeśli masz drukarkę sieciową, dostępną przez WiFi, to do drukowania plików PDF można użyć aplikacji Happy2Print lub PrintBot.
Istnieją też inne sposoby drukowania, zależne od posiadanego sprzętu. Wielu producentów, zarówno urządzeń mobilnych jak i drukarek, dostarcza oprogramowanie drukujące dedykowane ich wyrobom. Przykładowo, moja drukarka Canon ma swój Canon PRINT Business. Są specjalizowane programy Samsunga czy HP, dla drukarek tych marek. Niestety, nie ma pewności, czy taki program wydrukuje poprawnie polskie znaczki.
Jeśli drukarka nie jest bezpośrednio dostępna, można wybrać opcję wysyłki dokumentu pocztą, odebrać dokument na komputerze stacjonarnym i tam go wydrukować w dogodnym miejscu i czasie.
Co dalej?
Umiesz już wystawić fakturę w najprostszy sposób. Aby zapoznać się z innymi możliwościami Firemki, przejdź na główną stronę aplikacji i skorzystaj z podręcznika w formacie PDF.